Como elaborar un plan de acción

En este artículo te enseñaremos a que aprendas a como elaborar un plan de acción. ¿Qué es un plan de acción? En general, se trata de una estrategia, curso o acción propuesta. Específicamente, en la gestión de proyectos, es un documento que enumera los pasos necesarios para lograr un objetivo. 

Es decir, un plan de acción aclara qué recursos necesitará para alcanzar ese objetivo, haga un cronograma para que las tareas alcancen ese objetivo y determine qué recursos necesitará para hacerlo todo. Jennifer Bridges explica más.

En resumen – Cómo hacer un plan de acción:

Los beneficios de un plan de acción son simples: ahora ha delineado qué curso y qué recursos se necesitan para alcanzar su objetivo declarado en el proyecto. Al tener todo esto recogido en un documento, puede planificar con más éxito cómo lograrlo.

Jennifer notó que a menudo las personas se sienten abrumadas por la jerga cuando tienen que planificar un proyecto, pero la palabra acción que todos pueden entender.

Ella desglosó los fundamentos para organizar un plan de acción para cualquier proyecto, que sigue estos cuatro pasos básicos.

Paso 1: Cree una plantilla de planificación simple para recopilar tareas, fechas límite y tareas. Este es el lugar donde todo lo relacionado con las tareas se incluye en el plan de acción de su proyecto, para que tenga un lugar para toda esta información crucial. 

Paso 2:  Usa una herramienta para mantenerte en la tarea. Puede ser tan simple como una hoja de papel o una plantilla digital, como una hoja de cálculo, pero existen opciones más sólidas disponibles, como el software de administración de tareas , por lo que querrá investigar y ver qué es lo mejor para su plan de proyecto. 

Paso 3:  Incorpore a todos en esa herramienta para que funcione para el equipo. Asegúrese de que el equipo sepa cómo usarlo. Ya sea una reunión en proceso o una sesión de capacitación más estructurada, desea que todos puedan usar la herramienta antes de comenzar a trabajar en el proyecto. 

Paso 4:  intensifique las alertas que funcionan para ayudarlo a ser más efectivo. Automatice gran parte del trabajo ocupado para que tenga la libertad de hacer una gestión más práctica. Las alertas son una excelente manera de mantenerte al tanto del progreso del proyecto sin alejarte constantemente de tus otros deberes. 

Las alertas se pueden usar para notificar cambios en las tareas y, si se han agregado, y siempre hay una necesidad de administrar mejor las tareas . También pueden observar la finalización de un hito, que es una fase importante del proyecto. Finalmente, las alertas pueden actuar como notas para comentarios sobre tareas, documentos y más.

Una vez que tienes un plan de acción, ¿cómo trabajas con él para ejecutar un proyecto exitoso? Algunos consejos que Jennifer sugirió para ayudar a implementar su plan de acción incluyen:

Paso 1:  Centrarse en las prioridades y lo que se debe ahora

Paso 2:  Marcar las tareas completadas completas

Paso 3:  Asignar a alguien para cada tarea

Paso 4:  Discutir tareas pendientes o últimas

Reunir un plan es solo la primera parte de la gestión de un proyecto. Recuerde, no es algo para escribir y guardar, sino un documento vivo que debe seguirlo a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Pro-Consejo: Una vez que se haya completado el plan de acción, el equipo tendrá que administrar sus tareas . Una de las mejores maneras de mantenerlos al tanto y conocer su estado es obteniendo una herramienta de software de PM en línea que  informa en tiempo real.

¡Gracias por ver!

Transcripción:

Hoy estamos hablando de como elaborar un plan de acción. Lo que aprendí al trabajar con algunos equipos es que la palabra «diagrama de Gantt» o «programa del proyecto» o «plan del proyecto» puede parecer demasiado abrumadora.

Pero es difícil refutar el término «plan de acción». Quiero decir, todos tenemos que actuar para que el proyecto se realice. Entonces, hoy quiero hablar sobre algunos fundamentos y algunos consejos para construir un plan de acción.

Entonces, primero que todo, quieres crear una plantilla simple para ahorrar tiempo. Entonces, ¿qué hay en la plantilla? Cuando creas un plan de acción, ¿quieres saber cuál es el paso de acción? ¿Cuando es debido? ¿Y a quién está asignado?

También queremos usar una herramienta para mantenerlo en su tarea. Al usar una herramienta, una herramienta en línea específica que todos usan, entonces todos tienen acceso a datos en línea y en tiempo real.

Y el número tres es que quiere incorporar a todos en la herramienta, para que funcione para todos y no solo para algunas personas. Al hacer que todos se comprometan a usar la misma herramienta, se asegura de tener datos en tiempo real a los que todos puedan acceder.

El cuarto es configurar alertas que funcionen para ayudarlo a ser más eficiente. Bueno, estas son algunas cosas como tareas. Al recibir alertas sobre cuándo se agregan o cambian las tareas, lo ayuda a ser más eficiente en lo que está haciendo, ayuda a otras personas en el proyecto a ser alertadas de los cambios. Además, cuando se completan los hitos, de esa manera, todos saben cuándo se han producido o completado cosas importantes en el proyecto.

Y luego las notas. una vez sepas como elaborar un plan de acción entenderás que las notas son excelentes para colaborar en tareas o incluso documentos, por ejemplo, como sus documentos de requisitos o algunos otros documentos que son importantes para el proyecto.

Así que aquí hay algunos consejos.

Número uno: centrarse en las prioridades de lo que se debe ahora. De esa manera, las personas, o los miembros del equipo, no se sienten abrumados al ver todas las cosas que se hacen, pero se enfocan en «Vamos a completar esto ahora».

Número dos: marcar las tareas completadas como completadas. De esa manera, no tienes que seguir mirando las mismas tareas. Ya están terminados, hechos, terminados. Sácalos del camino para que no los sigas mirando.

El número tres es asignar a alguien para cada tarea. Quieres estar seguro de saber quién es responsable de cada tarea. Y de esa manera, si tiene preguntas, algo no se está haciendo, ya sabe a quién acudir.

Y el número cuatro es discutir tareas pendientes o tardías. Debes estar seguro de descubrir cuándo hay barreras o razones por las que algunas cosas no se están haciendo. A veces te necesitan y tu ayuda para hacer las cosas.

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