Cómo ser más productivo y organizado con Excel

Microsoft Excel es una de las herramientas ofimáticas más utilizadas en el campo empresarial. En esta hoja de cálculo los usuarios pueden construir tablas con datos sobre los que se pueden aplicar ciertas funciones y calcular estadísticas que incluso pueden ser representadas gráficamente.

Por otro lado, en internet se pueden encontrar plantillas gratuitas de Excel que permiten agilizar el trabajo. Sin embargo, para que sea de ayuda a la hora de incrementar la productividad y mejorar la organización, se deben tener en cuenta buenas prácticas de uso.

Es por esta razón que en esta publicación se ofrecen algunos consejos que pueden contribuir a este fin.

¿En qué puedes emplear Excel?

Excel puede ser usado en distintos contextos: hacer reportes financieros, diseñar proyectos, crear cotizaciones, elaborar un inventario, y algunas otras tareas.

De hecho, algunos sitios web ofrecen plantillas de Excel para contabilidad.

Para esto, Excel se vale de un número considerable de funciones matemáticas avanzadas, que además te permiten generar gráficos.

Recomendaciones para ser más productivo con Excel

Para ser productivo con Excel es necesario contar con cierta experticia en su manejo. No obstante, si eres nuevo en el uso de esta aplicación, puedes utilizar plantillas premium de Excel y tomar los siguientes consejos. Esto te ayudará a realizar trabajos de forma más eficiente:

Estudia y practica cómo aplicar fórmulas y funciones de Excel

Con esto aprendes a hacer cálculos avanzados y estudiar las métricas obtenidas con exactitud y rápidamente. Lo ideal es anidar las fórmulas, es decir, utilizar fórmulas dentro de otras fórmulas en una sola celda, de esa manera evitamos usar una cantidad innecesaria de celdas.

Es preferible evitar guardar datos en columnas intermedias. Por ejemplo, si calculas algo como SQRT, ABS, SUM en una única celda, no tendrás que emplear columnas extras que no tendrán otro uso. Si lo deseas, también puedes aprender algunos conocimientos de programación, ya que si bien no se utilizan frecuentemente, en algunas ocasiones te pueden ayudar a obtener resultados más eficientemente.

Aplica las herramientas para clasificar y filtrar datos

Al hacer esto podrás localizar y manipular la información que requieres de forma rápida y precisa. Por otra parte, el filtrado con esta herramienta ha mejorado considerablemente, lo que permite que la visibilidad de lo que estamos evaluando se realice sin cambiar la forma en que está organizada la información.

Usa las opciones para “personalizar y ajustar” de Excel

Con esto podrás acoplar el software a tus requerimientos más específicos, lo que hará que tu trabajo sea mucho más fácil. Además, Excel tiene un elevado nivel de personalización. Tomando en cuenta que todos aprendemos de forma y tiempos diferentes, es recomendable invertir el tiempo necesario para entender la interfaz y la forma en que puede adaptarse al usuario.

Emplea los gráficos y visualización de datos de Excel

Esto contribuye en la exposición de tus datos de forma concisa y llamativa, de manera que pueda comprenderse mejor. Incluso si no lo solicitan, genera gráficos y colócalos en otra pestaña distinta a la que almacena los datos.

Recurre a foros en Internet

Localiza foros especializados y otros espacios de consulta relacionados con Excel. De esta manera podrás encontrar algunas fórmulas que necesites aplicar. Así que no pierdas tiempo ejecutando cálculos que otros ya hicieron. Aprovecha que un buen número de personas suelen compartir sus fórmulas. Además de que es posible aclarar dudas. También puedes encontrar recursos gratuitos para pymes que servirían de apoyo a algunos proyectos.

Segmenta los procesos en Excel

Al dividir los procesos se distribuyen los datos según para qué vayan a ser utilizados. Por ejemplo, para generar reportes sobre ventas es aconsejable tener una hoja con la información personal del vendedor, otra con los datos de la venta y una última para el reporte. Así, a la hora de cometer algún error, será más fácil detectarlo. Además, es una forma de organizar el trabajo, haciéndolo legible para que otros puedan llegar a manipularlo sin inconvenientes.

Evita constantes en las fórmulas en Excel

Es aconsejable no utilizar datos constantes dentro de las fórmulas. Esto obligaría a efectuar cambios en la fórmula cada vez que el valor de la constante sea modificado.

Lo ideal es colocar el valor constante en una celda que deba ser referenciada desde la fórmula, de manera que cuando se necesite cambiar el dato se haga en la celda que lo almacena y no en la fórmula.