¿La experiencia en el lugar de trabajo está más determinada por el mantenimiento o el diseño?

¿Qué tiene que ver la resiliencia con la experiencia laboral? Es una palabra que se ha utilizado recientemente, ya que el público del Reino Unido ha demostrado una enorme capacidad de recuperación para hacer frente a la COVID-19, la escasez de combustible, la preocupación por la disponibilidad de alimentos y un gran cambio en la forma en que trabajamos. ¿Así que qué es lo? El diccionario le da dos significados: primero, la capacidad de recuperarse rápidamente de las dificultades, es decir, la tenacidad. Y luego, en segundo lugar, la capacidad de una sustancia u objeto para recuperar su forma; elasticidad, como el nailon.

En términos de diseño del lugar de trabajo, la resiliencia significa elegir, instalar y mantener equipos, muebles y tecnología que sean funcionales, lo que debería agregarse a la experiencia del lugar de trabajo, ayudar y promover la productividad. Y también debe durar, ser sostenible también. Idealmente, todos queremos que las cosas duren. ¿Pero por cuánto tiempo? Los días en que una oficina ha permanecido igual durante años y años han quedado atrás.

“Idealmente, si usted es parte de una organización dinámica y en crecimiento, esperaría que su lugar de trabajo evolucione, se mueva y cambie todo el tiempo. No necesariamente de manera dramática, sino de formas sutiles pero frecuentes que reflejen la naturaleza de la empresa, su marca y su cultura”, dice Steve Brewer, cofundador y director de Burtt-Jones & Brewer.

La gente se está alejando del espacio de escritorio convencional

El director ejecutivo de Connection, Kelvin Bromley, está de acuerdo. Él dice: “La gente se está alejando del espacio de escritorio convencional. Ya sea un trabajo ágil, un trabajo híbrido o lo que sea, la naturaleza del diseño y la forma en que lo usamos está cambiando. Esto se refleja en el diseño, pero también en la forma en que todos usamos el espacio y si lo cuidamos o no”.

Entonces, ¿qué significa esto para el espacio en sí y los productos que contiene? ¿La cultura consumista globalizada ha llevado a una falta de respeto por el mobiliario de la silla de trabajo, el escritorio y la zona de descanso? ¿La actitud hacia la compra de artículos desechables (piense en la última vez que escuchó que alguien arregló un lavavajillas o una lavadora) ha erosionado la resiliencia en el lugar de trabajo? ¿Hemos creado una experiencia laboral o un sector laboral que ha olvidado cómo cuidar los espacios que estamos utilizando?

Allison English, directora ejecutiva adjunta de Leesman, dice: “Si los empleados no están orgullosos de sus trabajos, el nivel de atención hacia estos espacios naturalmente disminuye y se presta menos atención. En parte, esto podría deberse a la cantidad de puntos de fricción y la frustración resultante que experimentan los empleados cuando un espacio de trabajo no satisface sus necesidades".

English argumenta que cuando un lugar de trabajo no funciona para los empleados que usan ese espacio, la experiencia del lugar de trabajo en realidad comienza a trabajar en su contra. La prueba de Leeman para un buen ajuste en el lugar de trabajo es si un empleado puede trabajar productivamente allí o no. Curiosamente, su investigación durante el encierro destaca que muchas personas que trabajaban desde casa no están tan ansiosas por regresar a sus oficinas porque simplemente no eran tan funcionales, y mucho menos productivas.

las cosas correctas

La funcionalidad de un espacio o de un producto atañe a su diseño, pero también a sus especificaciones. El acercamiento inicial a la experiencia laboral fue erróneo, de ahí la falta de orgullo o compromiso. Parece un problema de gestión, o en el mejor de los casos, un problema de cultura laboral, algo que nos devuelve a esa idea de nuestras actitudes ante las cosas.

"Un buen diseño debe tener en cuenta los cambios periódicos en un lugar para enfriar el ambiente de trabajo", dice Steve Brewer. "Podrían ser obras de arte, plantas o muebles clave y, de hecho, deberíamos pensar en mezclar cosas en ciertas habitaciones, áreas o espacios cada seis meses más o menos".

Esto daría a los usuarios finales la oportunidad de volver a comprometerse y, en un mundo ideal, tomar decisiones sobre el espacio en sí, esa noción de empoderamiento definida por la investigación de Craig Knight. Si realmente está actualizando o rotando cosas en un lugar de trabajo que fomente la resiliencia, pero ¿se están considerando estos productos?

El mercado no está orientado a la resiliencia, sino a la renovación

Kelvin Bromley, del fabricante de muebles comerciales Connection, tiene sus dudas: "¿La gente tiene respeto por las cosas en su oficina? No estoy seguro. ¿La gente se ocupa de las cosas? Realmente no. Usamos el espacio de manera diferente ahora y allá. Hay menos consideración por cómo manipular alimentos y bebidas, poner bebidas calientes en las mesas o manchar muebles blandos. ¿Te comportarías así en casa? También hay un problema con los regímenes de limpieza y mantenimiento. Lo están haciendo correctamente: ¿Se ha abierto y leído el manual de O&M?

Lucy Jeynes de Larch Consulting entiende el punto pero defiende la industria FM: “Los FM utilizarán O&M como una referencia clave, particularmente para trabajos pesados, pero sus equipos siempre revisarán las instrucciones de limpieza y mantenimiento de los muebles. Los limpiadores definitivamente quieren saber los detalles. Pero ese no es el problema. Hoy en día, los detalles de una O&M no son accesibles. Las horas y horas de trabajo son a menudo como una descarga de cerebro sin las conexiones adecuadas a las recomendaciones del fabricante y, por lo tanto, a menudo falta el quid de la cuestión de cómo se desgasta un artículo.

Entonces, ¿dónde está la raíz del problema? Parece que la falta de participación del usuario final y las fallas en el mantenimiento son un síntoma de decisiones anteriores: especificaciones.

“El modelo está errado. El mercado no está orientado a la resiliencia, sino a la renovación ", dice Neil Usher. Los edificios comerciales duran alrededor de 50 años con quizás hasta dos instalaciones o reemplazos de plantas. En lugar del mantenimiento continuo, que es un costo que a menudo está sujeto a fuertes presiones , a menudo se considera más fácil y más factible derribar un edificio ".

El mercado, o el sistema en el que opera un lugar de trabajo, debe cambiar. La resiliencia en el trabajo va de la mano con la resiliencia en el día a día de las personas. Si queremos alcanzar el objetivo de Carbono Cero para 2050, todos tenemos un papel que desempeñar. Y tenemos pocas opciones, suponiendo que esté de acuerdo con la ciencia del cambio climático. Entonces, por ejemplo, parece incorrecto que BREEAM Sobresaliente no se pueda lograr con una reestructuración. Tener en cuenta los costos de carbono de por vida es complejo, pero ¿deberíamos definitivamente apuntar a la reutilización, el reemplazo y el reciclaje en lugar de descomponer las cosas y comenzar de nuevo?

"Hay un equilibrio en todas estas cosas", dice Kelvin Bromley. “Reacondicionar y reutilizar tiene mucho sentido, pero todo tiene una durabilidad y especificación, y reutilizar muebles de segunda mano suena bien, pero eso también puede ser tenso. Lo mejor es tomar, por ejemplo, la estructura de un escritorio y darle un plano diferente o asegurarse de que las sillas operativas estén siempre bien mantenidas”.

El argumento de Steve Brewer para considerar el cambio y mantener un espacio fresco funcionaría mejor si decidiéramos alquilar muebles de la misma manera que alquilaríamos un automóvil. Podría mantener todo "en movimiento" y adaptarse a la noción de pruebas beta perpetuas de una experiencia en el lugar de trabajo como sugirió Neil Usher, y podría reducir los costos iniciales y aumentar la resiliencia al mismo tiempo.

hora de actuar

Leesman produjo una visión detallada de la eficacia de un espacio desde la perspectiva del usuario final, pero aún faltan datos para proporcionar evidencia del rendimiento real de los edificios. Lo que necesitamos es combinar los dos. LETI, la Iniciativa de Transformación Energética de Londres, es una organización que busca cambiar esto y utilizar los datos disponibles para mejorar la forma en que usamos un espacio y reducir las emisiones de carbono. LETI ha hecho un gran trabajo al crear una guía, comenzando con las etapas RIBA, para los nuevos edificios, pero debemos trabajar más duro con lo que tenemos. Ingrese al escenario RICS a la izquierda. Está desarrollando un marco de referencia estándar holístico, basado en datos y centrado en las personas, denominado IBOS (International Building Operating Standard), que va más allá de los métodos tradicionales de medición del rendimiento de los edificios y se centra en la experiencia del usuario y el entorno físico de trabajo. Este enfoque holístico y centrado en la persona permitirá a las organizaciones usar datos para medir y comparar la calidad de sus edificios en términos de funcionalidad, sostenibilidad, costo, rendimiento y cumplimiento, con las mejores prácticas.

Sin duda, la resiliencia debe integrarse en la cultura del lugar de trabajo

Mientras tanto los equipos de FM traen la lata.

“El equipo de FM trabaja de acuerdo con una especificación, una serie de acuerdos de nivel de servicio, y estos deben tener espacio para la reutilización, reparación, reciclaje y reutilización de un producto, especialmente muebles”, dice Lucy Jeynes. “Pero el sector aún no está preparado para la economía circular. Es demasiado receptivo. Los FM deben involucrarse desde el principio en la fase de especificación, de modo que el concepto de las 3R no solo se diseñe sino que se planifique para la gestión de un espacio. En este momento, cosas como la funcionalidad operativa erosionan la resiliencia. Tenemos que cambiarlo".

"Sin duda, la resiliencia debe integrarse en la cultura del lugar de trabajo", dice Allison English. "Los empleados y las empresas han demostrado resiliencia mucho más allá de lo que muchos habían planeado o incluso creído que podían hacer, enfrentando enormes cambios en todos los ámbitos en la forma en que trabajamos, desde la cultura de oficina al trabajo híbrido, a la digitalización masiva, y salimos en el otro lado, en la parte superior. Esta resiliencia comienza con las personas ".

Hay resiliencia en el lugar de trabajo, pero no está diseñado. Es más el resultado de las actitudes de quienes mantienen un espacio o lo utilizan. En esencia, la resiliencia es una cuestión cultural. Además, si vamos a escuchar las palabras de David Attenborough y tomar medidas para combatir el calentamiento global, todos debemos mostrar algo de sentido común hacia nuestros comportamientos en el lugar de trabajo, en el camino para lograrlo y el respeto por nuestro medio ambiente y la vida. otro. Escuchamos consejos de Ann Beavis de Honeymaker y algunas ideas muy prácticas para reutilizar materiales y espacios. Su mantra era el pragmatismo, no el ambientalismo, y apuntó a la guía circular de la oficina de BiTC como una caja de herramientas de ideas: "usar menos cosas en general, pero comprar mejores cosas y usarlas sabiamente". Esto es resiliencia allí mismo.

Imagen principal: Charlie Chaplin en los tiempos modernos, dominio público

Andy es escritor y consultor sobre el entorno construido y el lugar de trabajo en la consultora de comunicaciones Frank and Brown. Anteriormente dirigió el equipo interno de Alfred McAlpine y fue editor de la revista FMX.