Como organizar un evento para presentar un producto

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Si eres una marca o un profesional que quiere presentar en sociedad el lanzamiento de un nuevo producto o servicio debes tener en cuenta diferentes aspectos. El saber como organizar un evento para presentar un producto es muy importante para toda empresa, una organización de lanzamiento que requiere de un trabajo cuidado en el que se debe seguir una estrategia y fijar unos objetivos.

Tanto si eres el responsable de marketing de la empresa como si lo que buscas es lanzar tu propio servicio o producto, una de las funciones que llevarás a cabo es la de planificar todo lo referente a su presentación, buscando dar la mayor visibilidad al mismo y tratar de crear una necesidad entre los usuarios para conseguir mayores beneficios a causa de su venta o contratación.

Cómo organizar un evento para presentar un producto de forma exitosa

Antes de explicarte paso por paso como organizar un evento para presentar un producto, debes tener claro que llevar a cabo este tipo de eventos para lanzamiento de un producto, servicio o tienda, es una excelente herramienta de comunicación, lo que hace que sea necesario llevar a cabo un trabajo cuidado con el más alto detalle y siguiendo una estrategia que amplíe las garantías de éxito.

Los pasos a seguir para la organización de un evento para presentar un producto son las siguientes:

Define los objetivos para tu presentación

El primer paso que debes tener en cuenta a la hora de hacer la presentación de un producto es definir cuáles son tus objetivos de cara a la realización del mismo.

Ten presente el presupuesto disponible

El presupuesto disponible es, sin lugar a dudas, uno de los primeros aspectos a valorar antes de ponerse manos a la obra y saber como organizar un evento para presentar un producto, ya que en base al presupuesto disponible se determinará el lugar en el que se puede realizar el evento, el número de invitados, el catering o elegir la decoración y los regalos de los invitados, entre otros.

Selecciona la fecha más apropiada para el lanzamiento

Una vez que tengas claros los objetivos y el presupuesto del que dispones para tu evento, es importante que elijas una fecha apropiada, debiendo informarte de que en la fecha elegida no haya ningún otro evento que pueda perjudicar a la asistencia de los invitados. Recuerda que cuantas más personas puedan acudir al mismo mayor difusión y repercusión tendrá.

Crea una lista de invitados al evento

Cuando hayas decidido una fecha es el momento de determinar el número máximo de invitados que pueden acudir al mismo y definir el perfil de los invitados. A la hora de elaborar tu lista de invitados recuerda que entre las personas que más te interesa que acudan al evento son los clientes potenciales y directos, así como intermediarios, influencers y periodistas de medios de comunicación, tanto digitales como tradicionales.

Elige el lugar en el que quieres realizar el evento

A continuación debes elegir un lugar para que se lleve a cabo la presentación del producto, siendo aconsejable que tenga que ver con la temática del producto a presentar. De igual manera es apropiado que disponga de suficiente espacio para que los invitados puedan estar cómodos y que dispongas de buen material audiovisual para hacer tu presentación.

También es importante que tenga una buena comunicación y aparcamiento para todos los asistentes.

Diseña las invitaciones y hazlas llegar a los invitados

Debes diseñar las invitaciones de forma que guarden relación con la estrategia del evento, debiendo apostar por un diseño creativo. Para enviar tus invitaciones puedes hacerlo tanto de forma impresa (tradicional) como a través de correo electrónico.

Contrata un catering apropiado

Para saber como organizar un evento para presentar un producto que tenga éxito, la parte gastronómica es muy importante, por lo que es importante que elijas un catering adecuado. En función de la duración del evento podrá ser más adecuado un buffet, un cocktail o una comida más formal.

Busca diferenciarte con la creatividad y la decoración

La creatividad es muy importante en todo tipo de evento de presentación de producto, ya que de esta manera conseguirán un mayor impacto visual sobre los asistentes. Debes buscar que los asistentes puedan apreciar que todo gira en torno a una temática, desde la decoración hasta el material de prensa.

Debes definir la decoración del evento, siendo importante que se incluya en la misma el producto que se va a presentar.

En cuanto a la estructura del evento es habitual hacer un discurso de bienvenida antes de comenzar con la presentación del producto en cuestión, hablando de sus características, haciendo una demostración o bien optar por una degustación si es un producto que lo requiera.

De igual forma puedes preparar durante el evento alguna actividad de entretenimiento, algo siempre bien recibido por los asistentes.

Haz algún regalo a los invitados que asistan

En función del tipo de producto que estés presentando podrás regalar una muestra a los asistentes para que puedan conocerlo de primera mano y si no es posible, o tienes presupuesto suficiente, siempre puedes hacer un regalo a los asistentes como recuerdo del evento, algo que se suele valorar muy positivamente.

Crea un plan de difusión en los medios y en las redes sociales

Para finalizar, otro punto a tener en cuenta para saber como organizar un evento para presentar un producto que sea exitoso es lograr una difusión apropiada a través de los medios de comunicación y las redes sociales.

Para ello debes elaborar un plan de difusión, seleccionando los medios en los cuales quieres estar presente y, con mucha antelación, enviarles una convocatoria en la que figuren todos los detalles, como ubicación y fecha, y siempre solicitando que te confirmen su asistencia.

El día del evento tendrás que tener preparado material para la documentación y tras el evento enviarles fotos e imágenes para que puedan dar mayor cobertura al evento.

En cuanto a las redes sociales se debe llevar a cabo una estrategia que incluya la promoción previa del mismo y también cobertura del acto, para así reforzar el valor de marca y dar a conocer el producto.

 

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