Como usar el control de cambios en Word

Anteriormente, realizar ediciones y cambios en un texto era un trabajo totalmente manual. Cuando ya se contaba con el documento impreso, se subrayaban las partes a cambiar y se señalaban recomendaciones de redacción. Esto es algo ya un poco anticuado, pues hoy en día se puede hacer por medio de Word. En el presente artículo, te explicaremos como usar el control de cambios en Word.

Este programa cuenta con un control de cambios que nos permitirá hacer una edición más sencilla. Además de que todo será digital y no es necesario gastar dinero en impresiones. Debido a la importancia de esto.

como usar el control de cambios en Word

¿Cómo activar la función de control de cambios?

Muchas personas suelen confundirse al momento de utilizar el control de cambios de Word. Especialmente porque no es necesario emplearlo en todo momento. Puesto que hay cambios que puedes realizar de forma sencilla sin hacer uso de esta opción.

En cambio, si realmente necesitas hacer uso de ella, debes fijarte si está activada o no. La opción se encuentra dentro de la sección de Revisar. La cual está ubicada, al mismo tiempo, en la cinta de opciones que aparece en la zona superior de Word.

Allí encontrarás el control de cambios y desde allí lo podrás manejar a tu gusto o necesidad. En algunos casos no está activado y en otros sí. Esto es algo fácil de notar. Si el fondo de la imagen en miniatura es sólido, está activado. En cambio, si es transparente, no lo está.

Esta opción funciona como una especie de interruptor, así que es cuestión de presionarlo para activarlo o desactivarlo. Con su uso, podrás notar de forma mucho más visible los cambios que se realizan en un documento Word.

¿Cómo reconocer el control de cambios de Word?

Hay varias formas de reconocer el trabajo que está realizando el control de cambios en un documento de Word específico. Esto es algo que te será de gran ayuda. Ya sea porque tú mismo estás editando un texto o porque otra persona lo está haciendo por ti. En especial te será de ayuda si el documento pasa por manos de muchos revisores.

Es muy sencillo identificar los cambios que se realizan cuando utilizas el control de cambios en Word. Dicho control se encarga de colocar marcas específicas en los lugares en los cuales se ha llevado a cabo un cambio.

Por ejemplo, si borras una oración, esta no desaparecerá en su totalidad. Sino que será tallada y marcada con un color distinto. Word también te indicará los párrafos en los cuales han sido realizados cambios. Esto, con unas pequeñas barras al lado.

Si deseas personalizar los cambios, lo puedes hacer, en especial si varias personas realizarán ediciones. Cada una debería tener un color distinto para que sepas quien fue. Esto es algo que puedes hacer en la sección de Opciones avanzadas de control de cambios.

Agregar comentarios a un documento

Ahora bien, hay ciertos cambios que puede necesitar un documento que no puede realizar el editor. Principalmente porque se debe apreciar el trabajo del autor. Para esos casos en los que se quiere hacer un cambio de forma directa, se pueden realizar sugerencias.

Esto es algo muy sencillo de realizar en cualquier versión de Word con la cual trabajes. Para ello, solamente debes hacer uso de los comentarios de Word. Los cuales son muy sencillos de realizar, visualizar y, más adelante, cuando se haya hecho el cambio, eliminarlos.

Cuando quieras hacer una sugerencia para el autor, debes seleccionar la oración o párrafo en donde está el error. Tal y como si fueras a copiar y pegar. Sin embargo, en lugar de ello, debes ir a la sección de Revisar y presionar Nuevo comentario.

Una vez que hayas hecho eso, aparecerá un pequeño globo en la parte lateral del documento. Allí es donde escribirás la recomendación o sugerencia que deseas hacerle al autor. De manera que sea él mismo quien realice el cambio en base a tu recomendación.

Personalizar las revisiones

Cuando el autor recibe de vuelta el documento con todos los cambios realizados, puede llegar a confundirse a la hora de conocer como usar el control de cambios en Word. En especial si es un texto que ha pasado por las manos de una serie de editores o revisores. Por ende, es necesario que el autor entienda bien cada uno de ellos.

Word tiene varias formas de presentar los que cambios que se realizaron. Por lo que, el autor, puede personalizar dichas revisiones. De forma que aparezcan dentro del texto de una forma más entendible para él.

Para poder personalizar esto, te debes dirigir a la sección de Revisar. Justo al lado del Control de cambios o en una lista desplegable, te aparecerá la forma en la que se presentan los mismos. Es allí en donde tú puedes elegir la manera en la que tú quieres verlos en el documento.

Cuentas con un total de tres opciones. Puedes elegir que las revisiones se observen a modo de globo. Si lo prefieres, también se pueden mostrar en forma de línea. Aunque hay quienes prefieren que se vean solamente los comentarios.

Momento de ponerlo todo junto

Ahora que has aprendido como usar el control de cambios de Word, ha llegado el momento de la parte final. En la cual el autor se ve en la obligación de revisar cada edición y cambio realizado. Muchos creen que los cambios ya realizados no se pueden cambiar, pero esto es del todo erróneo.

El autor puede hacer visible o no todos los cambios. De manera que pueda revisar todo el texto con mayor calma y precisión. Para esto, debes hacer click en el menú desplegable de Mostrar cambios dentro de las opciones de seguimiento del control de cambios.

La única opción que debes dejar marcada allí, debe ser la de Formato. Luego, irás al Grupo de cambios y en la parte de Aceptar elegirás Aceptar todos los cambios mostrados. De esa forma, estarás visualizando de forma parcial los cambios que se han realizado en el documento que tanto ha sido revisado.

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